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Mejora de la productividad para la actividad diaria de un hostal

Este fue el caso en el que un hostal me solicitó que le mejorase la productividad de sus tareas cotidianas en el proceso de reservas de habitaciones y gestión de las tareas de sus empleados.

Problemáticas:

El hotel disponía de una excel con múltiples pestañas en las que de forma manual, iban organizando a dos semanas vista todas las reservas que recibían desde la web con un formulario simple de reserva. La web no disponía de ningún tipo de aplicación de reservas, y dichas reservas se recibían por correo electrónico y se gestionaban de forma manual.

A continuación explicamos qué gestionaba en cada pestaña de la excel de forma manual:

Recepción:

Cuando un cliente llamaba para hacer una reserva, se anotaba de forma manual todos los datos del cliente, así como la hora de llegada/salida de su vuelo, para recogerle en el aeropuerto.

Reservas de camas:

El hotel tenía la peculiaridad de que las reservas de habitaciones no eran como las clásicas en las que se reservan por habitación, sino que lo que se reservaba eran camas, ya que se podían compartir habitaciones con diferentes personas.
Cualquier cambio en las fechas y/o reservas, trastornaba toda la excel, la cual había que cuadrar de forma manual de nuevo.

Clases de surf:

Los clientes del hotel disponían de paquetes de clases de surf, en el que había que indicar a 2 semanas vista cuántos alumnos eran necesarios para las clases, así como los niveles de cada uno de ellos.

Cocina:

Por otra parte, en base al tipo de clientes que recibirían en las próximas semanas, se debía avisar a cocina para la adquisición de alimentos, pero estos alimentos tenían la particularidad que estaban personalizados para cada cliente, es decir, que se debía saber exactamente si el cliente era vegetariano, alérgico, o vegano, para así comprar los alimentos adecuado a la dieta de cada cliente.
Esto conllevaba un control muy exhaustivo, y al ser de forma manual, era inevitable que surgieran errores en las reservas de los alimentos, ya que cualquier «agregado» nuevo o cualquier cancelación de camas dentro de una misma habitación podría hacer que se pidiese comida de más, o que se pidiese de menos.

Restaurante:

Gestionaban de forma manual igualmente en otra pestaña de la excel todas las mesas del restaurante, indicando los nombres de cada uno de los comensales, junto con las dietas de cada uno de ellos.

Análisis:

Una de las pestañas más importantes de la excel era la de ‘Análisis’, que indicaba el control de las visitas que había recibido en los últimos meses, así como la previsión de las futuras reservas que se han realizado, aplicando una serie de totalizadores que hacía que cualquier cambio en las otras pestañas, también había que cambiarlo en la pestaña de análisis.

Todas las pestañas de la excel debían tener relación unas con otras, pero era imposible realizar estas relaciones con fórmulas, por lo que todo debía ser manual. Ello implicaba un quebradero de cabeza al gestor del hotel porque cualquier pequeño cambio desencadenaba un conjunto de cambios en todas las pestañas que hacía imposible la gestión diaria del hotel y la sinergia entre la recepción, cocina, restaurante, las clases de surf y la tabla del análisis final.

Solución que se aportó:

El hotel quiso que cualquier solución que se aportara, fuera trabajando con WordPress. Así que lo que hice fue instalar el plugin de wordpress woocommerce (tienda virtual) junto con el de woocommerce bookings, que era un plugin adicional para gestionar reservas de habitaciones. El problema es que no gestionaba reservas de camas, así que realicé un plugin de wordpress personalizado para el hotel. El hotel no tenía mucha intención de invertir tiempo y dedicación en poder reservar desde la web las habitaciones, así que lo que hicimos fue utilizar woocommerce como gestor de reservas interno.

El plugin de wordpress que tuve que desarrollar mostraba de un solo vistazo un calendario que informaba de todas las habitaciones que estaban reservadas/libres  junto con el número de camas disponibles/ocupadas. De esta forma, recepción sabía en todo momento qué fechas y qué habitaciones/camas dispondría para la reserva que estaba atendiendo por teléfono. El proceso de recepción era vital, ya que era este punto desde el que se tomaba absolutamente toda la información de los huéspedes que luego permitía generar la excel con toda la información útil para la planificación de las futuras 2 semanas.

Una vez que la recepción recababa toda la información de la reserva, se habilitó un botón… el botón mágico que generaba la misma excel antigua que el hotel gestionaba de forma manual, pero con todos los datos correctamente relacionados entre sí, para que cada empleado del hotel supiera cada día qué tenía que hacer de forma exacta, cuántos alumnos habrían en las clases, cuántos comensales comerian cada día y cuáles serían sus dietas. Así mismo, en la pestaña de Análisis se mostraría de forma fehaciente toda la información vital para la dirección del hotel y que le permitiría comprobar el rendimiento de sus campañas.

Todo esto se consiguió uniendo woocommerce, woocommerce bookings, advanced custom fields (para la gestión de los múltiples campos de la reserva), un plugin para crear facturas, y finalmente el plugin personalizado que tuve que desarrollar con un total de 8000 líneas, el cual, además de enlazar todos los datos entre los 4 plugins anteriormente citados, generaba el calendario de reservas totalmente personalizado que mostraba de un vistazo la situación del hotel, y la vital excel con toda la información debidamente relacionada para el negocio, lo cual hacía que con un solo click ahorrarse muchas horas de trabajo, y quebraderos de cabeza.

Tecnologías empleadas

PHP PHP SpreadhseetWordpressMysql

Habilidades

Publicado el

30 junio, 2020

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